Automatizace procesů na našem krajském úřadě přinesla výrazné úspory času a finančních prostředků. Díky robotické automatizaci jsme zrychlili rutinní úkony, snížili chybovost a uvolnili zaměstnance pro komplexnější úkoly.
Tomáš Zmuda, předseda Komise pro ICT a digitalizaci informuje o jednom z jeho velkých úspěchů v digitalizaci na kraji: Začínám rovnou takto složitě, ale je to jen název a jednoduše vysvětlím, co to vlastně je a proč tomu klademe takový důraz.
Záhy po příchodu na krajský úřad nastal šok, na který jsem nebyl z firem zvyklý, samé neefektivní procesy, postupy a hlavně papíry. Tiskárny jely na plné obrátky, ve dvoře se otáčely dodávky s krabicemi prázdných papírů a co nemuselo být elektronicky, tak se hezky pěkně tisklo a podepisovalo ručně. Sundal jsem si tedy růžové brýle, vykasal rukávy a jak je mým zvykem, pustil jsem se do práce. Zmapoval jsem trh s nástroji pro robotizaci a mlsně se těšil, jak to všechno půjde hladce.
Jak asi tušíte, nešlo. Narazil jsem na největší překážku v podobě toho, že jsme nevěděli, jaké procesy se tu na jednotlivých odborech vlastně dějí. Někde to měli sepsané ve Wordu pro nováčky, někde si to střežili v hlavě. A také jsem zjistil, že tohle sám rozhodně nezvládnu a stávající krajský odbor IT je plně zaměstnán chodem úřadu. Tedy jsme nechali vzniknout oddělení digitalizace podřízené přímo řediteli úřadu (nezávislost na odboru IT je za mě důležitá). Na druhý pokus se nám do výběrka přihlásil skvělý vedoucí Ondra Šimíček a konečně jsem měl po roce parťáka. Mimochodem, můj požadavek, aby v inzerátu byl reálný plat včetně benefitů, nebyl přijat úplně s nadšením (takhle se to tady ale nedělalo a my nevíme, kolik bude mít plat). Tak jsme vzali reálný průměr ve 13. třídě a bylo to. Ale to jsem odbočil, zpět k RPA.
Ondra později už i s kolegou zmapovali více než 150 procesů, které se na krajském úřadě dějí, a začali jsme vytipovávat ty, které se opakují a mohou výrazně ulehčit práci.
Na trhu je po technické stránce několik různých řešení. Od původní myšlenky realizovat robota v software UIPath jsme upustili, protože měl drahou licenci a celý úřad „jede“ na Microsoftu. Tedy dávalo smysl využít jeho Power Automate, což se zpětně ukazuje jako skvělá volba nejen co se týče ceny, ale i funkčnosti.
Blížila se pátá výzva Kotlíkových dotací a tam ten proces byl opravdu rutinní: zpracovat žádost, ověřit žadatele a nárok dotace, zanést do interního systému, vytvořit smlouvu, údaje ze smlouvy překopírovat do systému s žádostmi o dotace a vystavit vše na úřední desku. Dříve se na to najímali až čtyři brigádníci, tuto i současnu šestou výzvu už zpracovávají dva roboti a úředník jen kontroluje a řeší nestandardní úkony.
Když jsme následně rozeslali výzvu po úřadě, co by si přáli sami úředníci, tak ve většině případů to byla kontrola jejich práce. Jestli to a tam zveřejnili správně, jestli nemají někde překlep, či jestli jim souhlasí součty a rozdíly. To jsme se ale zařekli, že k tomu robot neslouží, on to má udělat sám, je to pomocník, a ne primárně kontrolor.
Nejnovějším počinem je automatická archivace dokumentů. Za dobu existence krajů máme ve spisové službě stovky tisíc neuzavřených dokumentů. Pod dokumentem si můžete představit vše, co na úřad dorazí poštou, datovkou nebo e-mailem na podatelnu. Vše dle zákona musíme evidovat ve speciálním programu. Posledním krokem je archivace, ale na tu se tady zapomínalo. Ruční archivace zabere průměrně 4 minuty, před měsícem nasazený robot s názvem Zdena (běžící na serveru Karel), to zvládne za 30 vteřin sám na pozadí. Úředník si stáhne CSV seznam dokumentů, které chce archivovat, pošle to Zdeně na mail a ona mu za pár minut pošle info, zdali vše zvládla sama, nebo někde chybí třeba nějaký elektronický podpis.
Ale to není vše co se nám podařilo. Aktuálně finišujeme například automatizaci procesu licencování instruktorů autoškol, kdy ze žádosti žadatele připravíme veškeré formuláře a po získání licence o tom automaticky informujeme příslušné úřady.
Chystá se robot ve školství, který zcela automatizuje přerozdělení provozních dotací pro jednotlivé střední školy, kterých zřizujeme více než 160. A mnoho dalšího, nápadů je dost, jen už to neděláme s růžovými brýlemi, ale s rozumem.
P.S. Papírů se tiskne o mnoho méně, a to nejen robotizací, ale například i tím, že na mou žádost se už netisknou všem zastupitelům na jednání desítky stran návrhů usnesení a tisky po termínu. Ročně tak ušetříme zhruba 10 tisíc listů papíru.